Arkiv

Ikke minst gjelder det foreningsarkivering i den tida vi nå er inne i, hvor vi lever i en «spagat» mellom gårsdagens papirverden og det digitale inntoget. Egentlig var det enklere med foreningsarkiveringen i de tider hvor papir var eneste format. Da var det ringpermene og pappkassettene som gjaldt. Nå er det også harddiskene og «skya» som i større og større grad gjelder.

Fortsatt er det neppe noen foreninger som klarer seg helt uten noen form for papirarkivering. Selv om de fleste papirdokumenter i dag kan scannes og legges inn i digitalt arkiv, vil det være enkelte, for eksempel store formater, som må tas vare på fysisk.

Hvem har ansvaret? 

​Det er først og fremst et sekretæransvar å ta seg av foreningens arkivering og arkiv, men også andre tillitsvalgte kan selvsagt legge inn dokumenter, eller ha ansvaret for deler av arkivet (avgrensete virksomhetsområder). Det overordnete ansvaret bør ligge hos en person; sekretæren, selv om dette egentlig tilligger hele styret som et solidarisk ansvarsområde. Ingen i styret kan frasi seg arkiveringsansvaret, selv om en sekretær gjør denne delen av jobben. Hva som skal arkiveres, det vil si tas vare på, av foreningsdokumenter, er delvis felles for alle foreninger og delvis et valg hver forening må gjøre ut fra sin virksomhet og sine behov.​

Digitale løsninger

Det er mange muligheter for digital arkivering av dokumenter. I den tidsperioden vi har vært gjennom de senere årene, er det lagring på harddisker som har vært det vanlige. Selv om dette er digital virksomhet, gir slik lagringsvirksomhet omtrent samme muligheter og utfordringer som papirarkivene. Diskene kan bli rotet bort, bli stjålet, gå med i brann osv. Akkurat som ringpermer og kassetter med papirdokumenter. Borte for alltid! Blant foreningene er det dessverre mange slike eksempler. Derfor er det mest å anbefale foreningene å velge seg lagringsplass i skytjenester. I dag er dette den aller sikreste måten å ta vare på (arkivere) viktige dokumenter for framtida.

Det finnes mange ulike tilbud om slik skytjenester. DropBox er ett eksempel. Valg av egnet løsning vil være avhengig av mange forhold. Blant annet finnes slike løsninger gratis, mens andre må betales litt for. Det er også ulike løsninger med hensyn til hvem i foreningene som skal ha tilgang til dokumentene og hvem som skal kunne gjøre handlinger i et slikt lagringsmedium.

På generelt grunnlag er det å anbefale en forening at noen få personer i foreningens styre har tilgang til å gjøre handlinger i et slikt digitalt arkiv, for eksempel leder, sekretær og kasserer. Uansett så må sekretær å disse mulighetene. Likevel kan flere få lesetilgang til der dokumenter som er lagret der, for eksempel hele styret.