Årsmøte og korona

Bestemmelsene i vedtektene må følges i forhold til frister, håndtering av årsmøtesaker, stemmegivning osv. Det viktigste prinsippet å ivareta, er at alle årsmøtesaker blir avgjort demokratisk av medlemmer med stemmerett etter vedtektene.

Send inn beretning og regnskap til NJFF uavhengig av om årsmøte blir gjennomført eller ikke. Årsmøteprotokoll ettersendes når årsmøte er gjennomført.

Årsmøter kan gjennomføres på følgende måter:

Ordinært årsmøte

Årsmøte gjennomføres på «vanlig» måte, men slik situasjonen er med Covid-19, forutsetter det at gjeldende smittevernregler følges. Sjekk med kommunelegen i forhold til gjennomføring.

Årsmøte på Teams

Dette er en møteform som kan egne seg dersom deltagerantallet ikke er for stort.

Innkalling til årsmøte sendes ut på vanlig måte. Selve årsmøtet gjennomføres på Teams.

Dersom man allerede er gjort seg kjent med å avholde videomøte til f.eks. å avholde styremøter, vil et digitalt årsmøte i utgangspunktet ikke være en annerledes øvelse. Men, noe vil skille seg ut. Et årsmøte vil sannsynligvis involvere flere deltakere, og det er ikke alle deltakere som har erfaring med digitale plattformer fra tidligere.

Før årsmøte

Styret må ta en beslutning på om årsmøtet skal gjennomføres digitalt, hvilken plattform/tekniske løsninger som skal benyttes og sette et tidspunkt. Beslutningen bør være basert på en avveining av behovet for å avholde et digitalt årsmøte, med de fordeler og utfordringer det gir, opp mot gjennomføring av et årsmøte som normalt - bare utsatt. Vurderingen kan baseres på:

• Antall medlemmer og hvordan engasjementet blant medlemmene vanligvis er. Dersom det bruker å være mange som ønsker å delta på årsmøtene og disse vanligvis er sterkt engasjert i hvordan lokalforeningen skal driftes, kan det være vanskelig å gjennomføre et digitalt møte og samtidig ivareta demokratiske prinsipp.
• Må årsmøtet avholdes raskt eller er det mulig å avvente situasjonen og vurdere avholdelse av årsmøtet på nytt senere? I mønstervedtektene til lokalforeninger står det at årsmøter skal innkalles minst to uker før avholdelse.
• Bør møtet deles i to, slik at noen av sakene behandles digitalt (helt nødvendige saker som ikke kan utsettes), mens resten utsettes til en kan avholde et fysisk møte senere?
• Har medlemmene tilgang til nødvendig teknisk utstyr som gjør det mulig å delta i digital løsning?

• Straks et vedtak er fattet av styret bør en informere medlemmene. Kunngjøringen bør være i de kommunikasjonskanaler som vanligvis benyttes: portal, Facebook, epost, SMS. Kunngjøringen må inneholde informasjon om hvordan man har planlagt å gjennomføre årsmøtet.

Innkalling til digitalt årsmøte:

Innkallingen skal inneholde alt som en ordinær innkalling skal inneholde. I tillegg må innkallingen ha opplysninger om at årsmøtet skal gjennomføres digitalt, hvordan medlemmene (delegater til foreningens årsmøte) kan delta og evt. andre forhold som vil få betydning for gjennomføring av årsmøtet.

Hvordan opprette møte i Teams

Ved bruk av Teams App

Forutsetter at du har Teams installert. Kan evt lastes ned her: https://youtu.be/J6MHObHx5JA

Ved Outlook

Tar utgangspunkt i at du bruker Outlook som epost/kalender: https://youtu.be/-xCi-KTSX6o

Påmelding til årsmøtet/dele møtelink:

Årsmøtet i en lokalforening skal være åpent for alle medlemmer. Påmelding må være mulig helt fram til årsmøtets oppstart. Påmelding er nødvendig for å ha en oversikt over deltakelsen, og ved bruk av Teams til gjennomføring. Dele en møtelink via nettet : https://youtu.be/XcEJz7ZX97E

Gjennomføring av årsmøte

Administrere og styre et teamsmøte: https://youtu.be/fAIyzhfxBQw

Forslag, spørsmål, benkeforslag m.m. bør sendes inn på forhånd. Av hensyn til gjennomføringen bør styret i innkallingen be om at medlemmer som har spørsmål, kommentarer, endringsforslag, eller forslag til andre kandidater til verv (benkeforslag) sender disse til styret før årsmøtet. Spørsmål eller alternative forslag under selve årsmøtet kan ikke avvises, men kjennskap til dette på forhånd vil lette gjennomføringen for ordstyrer og vil bidra til en bedre behandling av sakene på årsmøtet. Dersom det kommer inn benkeforslag må det gjennomføres skriftlig valg og dette må organiseres på forhånd. Dette krever at alle nødvendige årsmøtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmene i god tid før gjennomføringen.

• Dersom noen medlemmer gir tilbakemelding om at de ikke ønsker at årsmøtet skal gjennomføres digitalt, kan årsmøtet stemme over dette ved åpningen av årsmøtet.
• Test av systemet. Styret bør gjennomføre et «testmøte» i forkant av årsmøtet der også foreslåtte ordstyrer er med. De som har meldt seg på bør også inviteres med. Her bør også evt. andre tilleggsverktøy testes (forms, chat, epost el.l.) slik at man avklarer evt. tekniske utfordringer før selve årsmøte. Under testmøtet kan man også øve seg på hvordan en ber om ordet og hvordan det avgis stemme.
• Styret bør vurdere om noen av deltakerne bør være lokalisert i samme rom. Da må smittevernhensyn vurderes. Det kan være hensiktsmessig at styreleder er lokalisert samme sted som dirigenten og protokollføreren slik at disse kan kommunisere dersom det skulle oppstå tekniske problem, eller man må diskutere hvordan man skal forholde seg til stemmegiving el.l. Disse bør uansett ha planlagt kommunikasjon i egen kanal dersom man ikke kan sitte i samme rom (f.eks. SMS eller per epost).

Under årsmøtet (administrere/lede årsmøte)

Åpning av møtet. Man starter presis på angitt klokkeslett. Styreleder beskriver hvordan han/hun vil gjennomgå de påmeldte deltakerne/delegatene for å godkjenne de stemmeberettigede. Evt. annen informasjon om gjennomføring bør presenteres nå før ordstyrer får ordet og leder møtet videre. Annen informasjon må bl.a. være hvordan man skal kommunisere i systemet, hvordan man skal be om ordet, hvordan forslag skal fremmes m.m.

• Avstemminger i digitale årsmøter. Avstemminger er ikke hemmelige dersom det ikke bes om skriftlig votering. Er det få deltakere kan man vurdere muntlig avstemming ved at man spør direkte registrerte deltakere (man finner oversikt i starten av chatfunksjonen i Teams). Alternativt kan deltakerne bruke chatten til å skrive hva de stemmer. Det er også mulig å bruke forms eller annen digital løsning ved avstemminger. Dette må være forberedt før årsmøtet starter. Løsningen må være avklart i starten av møtet.
• Velge ordstyrer. Den første avstemmingen er valg av ordstyrer. Her kan man vurdere å ta en prøveavstemning for å sikre at alle er kjent med systemet. Ordstyrer tar fra nå av over møteledelsen. Det er viktig at ordstyrer er tydelig på hvordan møtet skal ledes og at man tar seg god tid slik at alle som ønsker det får komme til orde.
• Selve årsmøtet gjennomføres ellers som vanlig, og følger lokallagets vedtekter for årsmøtet.

Årsmøte pr epost

En gjennomføring av årsmøtet via e-post burde være uproblematisk.

Innkalling til årsmøte sendes ut på vanlig måte.

Styret setter av tid til behandling av formalitetene.

I praksis vil det fungere slik at foreningen får tilsendt e-postadresser til alle påmeldte delegater til årsmøtet. Når disse er mottatt sendes det ut saksdokumenter inkludert en protokoll som beskriver styrets forslag til vedtak til hver enkelt delegat, samt et tidspunkt for når årsmøtet formelt gjennomføres.

En protokoll kan se slik ut:

Åpning og opprop

Opprop protokollføres som antall delegater meldt inn fra foreningene med oppgitt e-postadresse.

Godkjenninger av fullmakter

Antall medlemmer til stede: Protokollføres ut ifra hvor mange medlemmer som har bekreftet ok på gjennomføring.

Antall stemmeberettigede til stede: Protokollføres ut ifra hvor mange delegater som har sendt inn sine svar.

Valg av dirigent, referent, to delegater til signering av protokoll

Personene velges på forhånd

Beretning og regnskap

Beretning og regnskap er gjort tilgjengelig på forhånd, styrets uttalelse og revisjonsberetning er gjort tilgjengelig på forhånd.

Styrets forslag til vedtak:

Årsmøtets vedtak:

Innkomne forslag:

Innkomne saker gjøres tilgjengelig på forhånd med forslag til vedtak.

Styrets forslag til vedtak:

Årsmøtets vedtak:

Budsjett og virksomhetsplan

Er gjort tilgjengelig for delegatene.

Styrets forslag til vedtak: Budsjett/virksomhetsplan for xx (år) godkjennes.

Årsmøtets vedtak:

Valg av styre

Innstillingen fra valgkomiteen er gjort tilgjengelig for delegatene.

Forslag til vedtak:

Årsmøtets vedtak:

Avstemming

Alle delegater melder tilbake til foreningen på oppgitt epost adresse.

Følgende mal for tilbakemelding kan brukes:

Skriv inn saksnummer fortløpende og med tekst ok eller godkjent etter nummeret. F.eks slik:

Sak 1 – ok/godkjent

Sak 2 – ok/godkjent

Den som tier samtykker

En annet alternativ for avstemming er å følge prinsippet om at den som tier samtykker.

Erfaringsmessig er det alltid noen som ikke svarer, om man sier at alle skal svare, er det lettere å basere seg på at den som har noe å melde sier fra, og de som samtykker er stille. Det gir også mye færre eposter, og mindre mulighet til at man glipper på noe.

Send ut alle dokumenter etter vanlig plan, deretter på årsmøtedagen sendes det ut protokoll med styrets anbefalinger til vedtak. Sett en frist til dagen etter (klokkeslett) med mulighet for å sende inn evt. svar. Kommer det inn forslag på endringer sendes justeringer ut og ny frist for tilbakemelding. Kommer det ingen tilbakemelding etter dette er årsmøtet gjennomført.