Foreningsadministrasjon

Logg inn på Min Side. Dersom du har et tillitsverv vil du få tilgang til Foreningsadministrasjonen: Logg inn her

Med vår innloggingsløsning mot Vipps har det blitt enda enklere å logge inn på Min Side; skriv telefonnummer, godkjenn i appen, og vipps er du logget inn.

Under foreningsadministrasjon finner du følgende muligheter:

• Medlemslister og kommunikasjon
  Her finner du medlemsoversiktene. Du kan også sende SMS og e‑post til dine medlemmer.
• Verv
  Her finner du oversikt over de tillitsvalgte personer som utgjør foreningens styre.
• Dokumentinnrapportering
  Her skal følgende dokumenter lastes opp:
  • Regnskap
  • Årsmelding (kalles også (års)beretning eller virksomhetsberetning)
  • Årsmøteprotokoll

• Prisinnrapportering
  Her oppgir du foreningens kontingentandel (høy, middels eller lav) på de ulike medlemskategorier.
• Vervepremier
  Her finner du oversikt over vervingene som er godskrevet foreningen, og hva slags premier som kan tas ut for vervepoengene.
• Søk instruktør
  Her finner du oversikt over de instruktørene foreningen har.
• QR-koder
  Lag egne QR-koder for din forening som kan brukes for å skreddersy plakater og annet markedsmateriell. 

Når foreningen har vedtatt nye vedtekter på årsmøtet må disse inn til godkjenning hos NJFF – sentralt. Disse sendes til: vedtekter2023@njff.no.

Slik laster du opp dokumenter i Foreningsadministrasjon:

Etter årsmøtet skal foreningen sende inn følgende dokumenter:

• regnskap
• årsmelding (beretning)
• årsmøteprotokoll

Send helst inn tre separate dokumenter.

Merk: Du må først velge dokumenttype og deretter laste opp dokumentet.

1. Klikk på Dokument innrapportering.
2. Velg Velg under Kategori og velg dokumenttypen du skal laste opp.

• Regnskap – velg Regnskap
• Årsmelding (beretning) – velg Beretninger
• Årsmøteprotokoll – velg Årsmøte protokoller

3. Klikk på Velg helt nederst og finn fram til filen du skal laste opp.

Vær obs på at dokumentet skal være i PDF format, og filstr. må være under 3MB. Opplever du at dokumentet ikke lastes opp så kan det være størrelse eller at filen er digitalt signert. Et tips for å holde str nede er å kun scanne siden/e som er signert. Sett disse inn som et bilde i word dokumentet, lagre som, velg PDF. Da vil dokumentet lastes inn helt riktig. Det ser slik ut:

Dokumentet vises nå i listen over dokumenter.

Merk: Momskompensasjonsskjema og grunnlagsskjema skal sendes inn i søknadsportalen

Slik oppdaterer du informasjon i Foreningsadministrasjon:

Kontaktinformasjon

1. Klikk på Her oppdaterer du foreningens post- og epostadresse.
2. Klikk på Endre.
3. Gjør ønskede endringer og klikk på Lagre og lukk.
4. Hvis du ikke vil gjøre noen endringer, klikker du på Lukk.

Verv

1. Klikk på Verv.
2. Klikk på Avslutt for et verv som ikke gjelder lenger.
3. Klikk på Opprett nytt verv for å legge til et nytt verv.

Merk: Du kan ikke endre verv. Hvis en person for eksempel har gått fra å være kasserer til leder, må du avslutte kasserervervet og legge inn nytt verv som leder.

Under fanen "Søk medlem" i foreningsadministrasjon ligger tilgangen til foreningens medlemslister. Det er viktig for foreningen å forstå hva slags informasjon som ligger i de ulike listetypene. Når du skal lage medlemslister kan du søke på 3 forskjellige kategorier: Gyldige medlemskap, Ubetalte medlemskap og Utmeldte. 

Gyldige medlemskap
Alle medlemmer med en aktiv medlemsavtale. Det er disse medlemmene som kan benytte seg av medlemsfordelene og  som har stemmerett på årsmøtet.

Ubetalte medlemskap 
Alle medlemmer som befinner seg i purreløp. Dvs. at faktura for medlemskontingent har forfalt og medlemmene befinner seg i en 30 dagers purreperiode der de får jevnlige påminnelser på sms/epost om at de må betale sitt medlemskap.

Utmeldte 
Etter purreperioden vil medlemsavtaler som fremdeles ikke er betalt bli deaktivert. I denne listen finner man derfor oversikt over tidligere medlemmer i foreningen.

Følgende kontingentsatser gjelder fra 2025:

Gjeldende kontingentsatser for 2024 er:

Under fanen 'Medlemslister og kommunikasjon' kan foreningen ta ut lister for å sende informasjon til medlemmer via epost eller sms. For å sende sms må foreningen ha en avtale med Link Mobility.

Denne videoen viser både hvordan du henter ut medlemslister og hvordan du sender epost/sms i henhold til personvernlovgivningen (GDPR) 

Samtykker

I henhold til markedsføringsloven trenger vi et aktivt samtykke fra medlemmet for å kunne markedsføre tilbud og tjenester på epost/SMS. Dette samtykket skal være gitt av medlemmet selv, enten ved innmelding eller via Min Side. 

Dette er eksempler på innhold kan du sende til dine medlemmer uten samtykker:

• Innkalling til dugnad
• Innkalling til årsmøte
• Informasjon fra din forening

Dette er eksempler på innhold som krever samtykker:

• Aktiviteter og produkter som tar sikte på å skaffe inntekt for foreningen
• Rabattavtaler og tilbud fra samarbeidspartnere