Mitt tillitsverv

Lederen, som velges av årsmøtet, bør være en person som er i stand til å lede foreningen etter flertallets ønske. Nestleder er lederens høyre hånd og stedfortreder når situasjonen krever det.

​​Det er viktig at leder og nestleder setter seg inn i de samme sakene og blir enige om en innbyrdes arbeidsfordeling. Dersom lederen ikke kan fullføre sin periode, må nestleder overta ut perioden. Derfor er det viktig at nestleder alltid er oppdatert om aktuelle saker og rutiner. Sørg for at nestleder leder en del av foreningens møter, slik at dette er en kjent oppgave.

Arbeidsoppgaver: 

• Delegere oppgaver. 
• Innkalle til møter, i god tid. 
• Lede styremøter og andre møter. 
• Besvare henvendelser. 
• Overholde søknadsfrister. 
• Lage en årsplan og få distribuert denne til alle medlemmer. Rapporter inn oppdatert styreskjema, kontingentskjema, grunnlagskjema for tildeling av barne- og ungdomsmidler, momsrefusjon, årsberetning og regnskap (godkjent av årsmøtet) til NJFF sentralt.

Tips:

• Dra nytte av de erfaringene som er gjort, snakk med den som har hatt vervet tidligere 
• Gjør omgivelsene kjent med at dere er foreningens nye leder og nestleder! Ta kontakt med fylkessekretær, lokale myndigheter og presse. 
• Som leder bør du skaffe deg god kjennskap til alt som foregår i foreningen. 
• Det er leders ansvar å sørge for at foreningen styres etter de retningslinjer som gis av foreningens vedtekter og flertallet av foreningens medlemmer. 
• Det kan være en god ide å få til noen årlige arrangement slik at medlemmene vet hva de kan forvente seg, både i forhold til tilbud, og til å sette av tid til dugnad og annen arbeidsinnsats. 
• Sist, men ikke minst: Sørg for å innarbeide rutiner i foreningen, slik at det daglige, praktiske arbeidet blir utført kontinuerlig. ​

Sekretæren har ansvar for foreningens korrespondanse, sammen med leder og styre. Det er en meget viktig oppgave i foreningen å sørge for god arkivering av alt som det er aktuelt å ta vare på. Et godt arkiv for viktige dokumenter er en nødvendighet for at nye personer som senere kommer inn i foreningens drift skal få gjort en god og riktig jobb.

​​​For at informasjonsflyten mellom forening, fylkeslag og forbund skal fungere, er det viktig at post/ mail sjekkes jevnlig og sendes til rette vedkommende i foreningen så fort som mulig. Er det flere som bør lese et dokument, bør dere lage egne rutiner for sirkulasjon av informasjon. Det er din jobb å føre protokoll over foreningens styremøter og medlemsmøter, som danner grunnlaget for foreningens årsberetning. Et godt tips: Skriv protokollen med en gang og mens du ennå har møtet friskt i minne. Protokoll er letter å skrive enn et referat, og viser i korte trekk hva som blir vedtatt på styremøtet. Det er vanlig at det sendes ut en kopi av protokollen fra hvert styremøte, eller den legges ut tilgjengelig på nettet. 

Arbeidsoppgaver: 

• Føre protokoll fra styremøter og medlemsmøter. 
• Ivareta foreningens korrespondanse. 
• Arkivering og dokumenthåndtering. 
• Utarbeide forslag til styrets årsberetning sammen med lederen i foreningen. 

Tips: 

• Send gjerne referatene ut til den lokale pressen, slik at de vet hva som foregår! 
• Sørg for å holde foreningens arkiv oppdatert. Dette letter ditt eget, og dine etterfølgere sitt arbeid. Et godt arkivsystem gjør det lettere å drive foreningen effektivt! Har dere et godt system i din forening? Kanskje det er på tide å lage en ny ”arkiv-nøkkel”? 
• Som regel vil du som sekretær ha ansvar for foreningens korrespondanse, i forståelse med leder og styre. Etabler enkle og gode rutiner på å arkivere og distribuere både ut- og inngående post/mail. 
• Du har ansvar for å sende ut møteinnkallinger og annonsere arrangementer og aktiviteter. Vær ute i god tid, slik at de som er interessert kan sette av dagen! 
• Husk at på årsmøtet, ekstraordinært årsmøte og styremøter hvor det fattes vedtak, skal det føres protokoll. Innholdet i protokollen skal være: Dato, dag, tid, sted, klokkeslett og hvor møte ble holdt.
• Protokoll føres ved styremøter og årsmøter. Ved andre typer møter skriver man referat, som i stor grad er lik protokoll, men er mer detaljert. For hvordan man skriver protokoll, se rapportering 

Nyttige maler og dokumenter: ​

Mal protokoll

Mal møteinnkalling

Kassereren har en av de aller mest ansvarsfulle verv i foreningen. Å ta vare på foreningens verdier, bl.a. penger, og sørge for trygge og gode økonomirutiner er selvsagt svært viktig.

​​​​​Din viktigste oppgave er til enhver tid å ha god oversikt over foreningens økonomi. Oversikten skaffer du deg ved å føre kontinuerlig og løpende regnskap over inntekter og utgifter. Skippertak egner seg dårlig i denne jobben! Som nyvalgt kasserer vil vi anbefale deg å ta kontakt med avtroppende kasserer, og sørge for å bli ordentlig satt inn i dagens situasjon.

Arbeidsoppgaver: 

• Ha god oversikt over foreningens økonomi 
• Føre regnskap. 
• Informere utvalgsansvarlige om budsjettrutiner 
• Holde styret informert om den økonomiske situasjonen 
• Utarbeide årlig budsjett, sammen med styret 

Tips: 

• Sørg for å nummerere alle bilagene til regnskapet. Husk at alle posteringer skal ha et bilag med kvittering og faktura, eventuelt hva som er betalt inn til foreningen og fra hvem. 
• Det finnes flere gode regnskapsprogram som gjør det enkelt å føre regnskap, og som hele tiden vil være oppdatert. Forbundet har avtaler med enkelte tilbydere, se tilbud under maler og dokumenter lenger nede på siden. 
• Passe på at kontingentrefusjonen er riktig. 
• Sørg for faste rutiner når det gjelder attestering, dette skaper ryddighet! Det kan være lurt å lage et standard bilag som forteller hva som kjøpes, til hvilket formål, hvem som gjør innkjøp og hvor mye som tas ut av kassa. Med mange innkjøp i løpet av året vil dette gi god oversikt i regnskapet. 
• Ulike utvalg og arrangement kan synliggjøres i budsjettprosessen, men dere bør bare ha én kasse i foreningen, slik at det er lett for deg å holde oversikt!
•  Det er din oppgave å sørge for at de ansvarlige i ulike utvalg gjøres kjent med budsjettrutiner. 
• Hold styret informert om den økonomiske situasjonen i foreningen.
• Sammen med resten av styret skal du sørge for at det utarbeides årlige budsjetter i tråd med foreningens virksomhetsplan. 

Nyttige maler og lenker: 

Bilagsmal

Enkelt budsjett og regnskap

Søknadsskjema for momskompensasjon (i NJFFs elektroniske søknadsportal)

Det er vanlig å ha noen faste utvalg i foreningene, som tar seg av bestemte oppgaver innen organisasjonens virkefelt.

​​Eksempler er ungdomsutvalg, jaktutvalg, fiskeutvalg, leirdueutvalg m.fl. Utvalgene er som regel direkte underlagt foreningenes styre og økonomi, og lederne har fast plass i styret. I hvor stor grad utvalgene skal styre seg selv, er mye avhengig av hvor stor virksomhet foreningen totalt sett har. I foreninger med stor virksomhet, må foreningsstyret i stor grad styre utvalgene bare via såkalte rammebetingelser. I foreninger med liten total virksomhet, kan utvalgene bare være rene arbeidsgrupper som gjør en jobb i konkrete saker/prosjekter når styret ber om det.

Arbeidsoppgaver: 

• Lede virksomheten i utvalget
• Holde styret orientert om utvalgets arbeid

Tips:

• Ungdomsleder tips

Alle foreninger er oppfordret til å ha studieansvarlig person i eller tilknyttet styret. Den studieansvarlige skal ha det overordnede ansvaret for forenings opplæringsvirksomhet. Det vil si at vedkommende ikke selv skal holde kursene og instruere på dem, men sørge for at foreningen driver god opplæringsvirksomhet innen de aktuelle temaer.

​​I store foreninger med mange opplæringstilbud er det naturlig at dette ansvaret plassers hos én person, mens det i mindre foreninger med færre tilbud å følge opp kan rollen studieansvarlig tillegges f.eks. sekretær. 

Den studieansvarlige skal være pådriver og initiativtager til at foreningen tilbyr og arrangerer kurs og andre opplæringstiltak innen aktuelle temaer, og med god kvalitet. 

Foreningen må forholde seg til mange regler og muligheter knyttet til opplæring, spesielt fra Studieforbundet natur og miljø, samt eget fylkeslag og NJFF Sentralt. Studieansvarlig må hele tiden være oppdatert på dette. 

Det er også viktig å huske på at forenings instruktører er svært viktige ressurser. Studieansvarlig sammen med styret må derfor ha fokus på både rekruttering av nye instruktører og ivaretakelse av de instruktørene man til en hver tid har. Blant annet gjelder dette å sørge for at de lokale instruktøravtalene er på plass og etterleves.

Arbeidsoppgaver: 

• Ansvar for oppgaver knyttet til opplæringsvirksomheten 
• Ansvar for å følge opp forenings egne kurs og opplæringstiltak 
• Ansvar for å følge opp forenings egne instruktører 
• Forholde seg til Studieforbundet natur og miljø, fylkeslaget og NJFF Sentralt ​ 

Det er årsmøtet som velger styret og de andre tillitsvalgte i foreningen. Valgkomiteen skal fungere som en hjelp for årsmøtet. Det er også årsmøtet som velger valgkomiteen, og denne er bare ansvarlig overfor årsmøtet. Valgkomiteen skal hjelpe årsmøtet ved å legge frem forslag til foreningens tillitsvalgte den kommende perioden. ​​​

Valgkomiteens sammensetning ​

Størrelsen på valgkomiteen vil variere fra forening til forening. Det er imidlertid viktig å huske på at en for stor komité kan bli tung og vanskelig å administrere. Det bør imidlertid være nok medlemmer i komiteen til at arbeidet kan fordeles. 4-6 personer kan ofte fungere godt. 

Det er viktig at de som blir valgt inn i valgkomiteen kjenner foreningen, vet hvordan den fungerer og er bygget opp. Det er også viktig at medlemmene av komiteen har et godt nettverk i foreningen.

Valgkomiteens oppgaver

Komiteen skal komme med forslag til kandidater til: 

• Styret 
• Varamedlemmer til styret 
• Eventuelle andre tillitsvalgte som årsmøtet skal velge 

Når valgkomiteen skal finne gode kandidater til styret i foreningen, må de ta hensyn både til individuelle kunnskaper og egenskaper, og til styret som helhet. 

​Dette bør valgkomitéen tenke på: ​

Lederen bør være fleksibel og situasjonsorientert. Personen må kunne bringe frem gode egenskaper hos de andre i styret, men også ha evne til å ”skjære gjennom”. 

• Medlemmene i styret bør ha en variert erfaringsbakgrunn 
• Begge kjønn bør være representert 
• Rutine og nye krefter! Søk å sette sammen et styre som er representativt for mange grupper i foreningen. 
• Styremedlemmene bør ha gjensidig tillit til hverandre 
• Individuelle forskjeller er en styrke som kan og bør utnyttes! ​

Det er viktig at valgkomiteen har et bevisst forhold til foreningens (og forbundets) satsingsområder, utfordringer og arbeidsoppgaver i tiden fremover. Dette bør gjenspeiles i den kompetansen og de egenskapene komiteen velger å legge vekt på når de skal innstille kandidater til foreningens styre. ​

Hvordan går valgkomiteen fram? ​

En av valgkomiteens aller viktigste oppgaver er å komme i gang tidlig nok! Jobben starter med å sjekke hvem i det sittende styret som er på valg. 

Det er vanlig at valgkomiteen spør sittende styremedlemmer om de er villige til å ta gjenvalg. Det bør likevel ikke være noen automatikk i at sittende styremedlemmer som ønsker gjenvalg, blir innstilt av valgkomiteen, uten at man foretar en vurdering av den jobben det sittende styret har gjort.

Det kan ofte oppleves som en utakknemlig jobb å sitte i en valgkomité. Ofte er det vanskelig å få nye ”koster” i gang. Dere ringer rundt til de man kjenner i foreningen, lokker og lirker og bruker alle de triks dere kan for å få frem et ”ja”.

Tips til deg som sitter i valgkomiteen: 

• Kan du undersøke om det finnes nye medlemmer i foreningen som kan være interessert og som dere bør ta kontakt med? 
• Vær klar og ærlig om arbeidsoppgavene. 
• Undersøk om den som er på valg kan tilby seg å sette den nyvalgte inn i rutiner og arbeidsoppgavene. Det kan gjøre terskelen for å si ”ja” noe lavere. Tilby deg gjerne å sende informasjon som vedtekter, årsmeldinger for de siste årene og årets virksomhets-/ aktivitetsplan. 
• Pass på at de dere kontakter får vite at dere ringer fordi dere har tro på at han eller hun kan gjøre en god jobb, og ikke fordi han var sistemann på en uendelig liste av mulige kandidater. 
• Legg vekt på ”godene” som følger med et styreverv i form av sosialt nettverk og egenutvikling. 
• Vær positiv, kreativ, målbevisst og godt forberedt!​