Møteledelse

Momenter du bør tenke på under planleggingen av et møte:

• Møtets mål og hensikt 
• Hvem er møtet for 
• Møtested 
• Tidspunkt, start og slutt 
• Hvilke saker skal tas opp 
• Tidsdisponering for hver post 
• Hvem har ansvar for hva

Når du har laget en plan for møtet, er det på tide å lage en innkalling til møtet. Den kan variere litt etter type møte, men noen nødvendige punkter er:​

• ​Hvem innkaller?
• Møtetype. 
• Hvor? 
• Når – dato, start og slutt
• Hvem kalles inn til møtet?
• Saksliste: referat fra forrige møte, saker og eventuelt. ​

Vanlige medlemsmøter ledes gjerne av lederen. På åpne møter som foreningen arrangerer kan det være lederen eller en valgt dirigent som styrer møtet. I mindre foreninger er det ofte lederen som styrer årsmøtet også, mens det i større foreninger ofte velges dirigent(er).

​​​Møteledelse​​​​

​Uansett hva slags møte det gjelder, er det møtelederen som har ansvaret for avviklingen av møtet og som har hovedansvaret for at det skal bli vellykket. Den som skal lede et møte, må derfor kunne opptre rolig og trygt overfor en forsamling. Møteleder må også kunne tale tydelig og greit, og så høyt at alle i salen kan høre. Det er nær sammenheng mellom møteledelse og taleteknikk.​

Møteleder skal være upartisk, og ikke vise uvilje mot noen, og heller ikke være mer velvillig overfor enkelte enn overfor andre. Han skal også passe på at diskusjonen foregår i sømmelige former, og stanse alle tilløp til personlige angrep eller kjedelige situasjoner. Dette krever takt og bestemthet.​

Møteleder som ordensmann​

​Alle som ber om ordet, må få slippe til i tur og orden. Samtidig må møteleder unngå at enkelte får plage forsamlingen med utidige innlegg om at mulig. Møteleder må holde orden på alle forslag som blir satt frem, og det kan hende han i en fart blir nødt til å rette på forslag som er uklart eller dårlig formulert. I slike tilfeller må han alltid spørre om forslagsstilleren er enig i den redaksjonelle endringen.​

​Ved avstemning skal det ordnes slik at alle får stemme fritt og ubundet. Ulike måter å stemme på blir tatt opp i kapittelet om Årsmøtet. ​

Møteklubbe ​

​Som tegn på sin myndighet og til hjelp i møteledelsen, kan dirigenten ha en klubbe. Et lett slag for å markere en vending i et møte, sette punktum i en sak før overgang til neste: ”Møtet er satt”, ”Saken er tatt opp til votering”, ” Det er vedtatt at – ”, ”Møtet er slutt” – etter slike vendinger skal det være et lett klubbeslag. Det kan også bli bruk for klubben til å kalle forsamlingen til orden, eller for å stanse talere som synder mot god møteskikk.​

Møtelederen har ikke ansvaret for møtet alene. Som møtedeltaker bør du opptre som en støttespiller til møtelederen ved å:​

• Hjelpe til å starte debatten. 
• La andre komme til orde ved å be om synspunkter. 
• Samle trådene ved å summere opp argumenter. 
• Strukturere debatten ved å ikke spre den over mange diskusjonstemaer samtidig.
• Tenk på tidsfaktoren – et debattinnlegg skal være kort. ​

Når møtet starter, skal alle ha fått sakspapirer. Dette er viktig for at alle skal ha fått anledning til å sette seg inn i sakene som skal behandles.

​​Møteleder skal: 

• Spørre om noen har innvendinger til innkallingen. Dersom ingen har innvendinger, kan møteleder konstatere at møtet er satt og banke lett med klubba. 
• Spørre om noen har bemerkninger til sakslista. Er det ingen bemerkninger, er sakslista godkjent og du kan banke lett med klubba. 
• Protokoll/ referat fra forrige møte må godkjennes og eventuelt signeres hvis det ikke ble gjort på forrige møte.​​

Dersom ikke noe annet blir bestemt, følges sakslisten, og møtet starter deretter den ordinære behandlingene av de enkelte sakene.

Det finnes ikke absolutte og lovbestemte regler for hvordan et møte skal ledes. Men gjennom lang praksis er det innarbeidet en del regler som regnes som god demokratisk skikk. Disse reglene skal vi ta for oss her.

Dirigenten tar ordet for å:

• Gi en beskjed.
• Orientere eller be om nærmere orientering.
• Markere en vending i møtet.
• Få ro i salen

Møtelederen skal være upartisk, og ikke blande seg inn i selve diskusjonen. Unngå derfor å delta i diskusjonen fra dirigentplassen. I blant er det ikke til å unngå at møtelederen må delta i diskusjonen, særlig når det er foreningens leder. Han gjør da forsamlingen oppmerksom på at han har ført seg selv opp på talerlisten, og venter på tur. På landsmøter, kongresser og lignende der det er flere dirigenter, overlater ordstyreren ledelsen til en av de andre dirigentene hvis han ønsker å delta i diskusjonen. Han overtar ikke ledelsen igjen før den saken det gjelder er ferdigbehandlet.

For å være sikker på at noen ikke blir glemt, bør møtelederen skrive ned navnene på en talerliste. Ingen kan få ordet utenom talerlisten, uten forsamlingens samtykke, bortsett fra de som ber om replikk, har spørsmål eller ønsker å bidra med en saksopplysning.

​​De som ønsker å delta i diskusjonen på et møte, må få ordet i tur og orden etter hvert som de melder seg. Her gjennomgår vi noen elementer til god avvikling av en diskusjon:

Replikk ​

• En konkret kommentar til foregående innlegg. 
• En replikk skal være kort – ikke lenger enn ett minutt. 
• Det gis anledning til svar-replikk fra innlederen, men ikke ny replikk etter dette. 
• Man kan også stille korte spørsmål til innleggsholder Saksopplysninger som kan oppklare eventuelle misforståelser. 

Det bør avklares på forhånd om møtet tillater replikker! ​

Forslag i saken​

• Et forslag bør fremsettes skriftlig og leveres møteleder. 
• Et forslag kan ikke trekkes tilbake dersom noen av medlemmene forlanger at det skal opprettholdes.

Møtelederen må være oppmerksom på om og når det settes frem forslag. Er du i tvil, så spør om dette kan oppfattes som et forslag.

Tegn​

I formelle møter, slik som årsmøter, er det vanlig å bruke tegn for å tegne seg på tale listen, replikk eller om man har en saksopplysning. Det er viktig at møteleder opplyser om disse tegnene ved oppstart av møtet, slik at alle er klar over hva de beyr. 

• En finger i været betyr at man vil tegne seg til et nytt innlegg. 
• V- tegn er vanlig for å markere ønske om replikk 
• Flate hender som former en T er tegn på at man har en saksopplysning. ​

Møter kan fort trekke ut i det uendelige hvis møteleder og deltakerne ikke begrenser debatten. Det kan skje på ulike måter.

​Begrenset taletid​​​​

Dersom det er en som mener at talerne bruker for lang tid på innleggene sine, kan det settes frem forslag om begrenset taletid. Et slikt forslag kan gå ut på at alle etterfølgende talere får like lang taletid, eller at de som ikke har hatt ordet tidligere i saken får lengre taletid enn de som har hatt ordet før. Uansett hva som bestemmes, så er det møteleders jobb å passe på taletiden fra nå av.

Forslag til strek ​​​

Når ordskiftet har vart så lenge at det sannsynligvis ikke vil komme frem noe nytt eller saken må begrenses pga. tid, kan møteleder (eller en annen) sette frem forslag om strek. Dette betyr at møtelederen setter strek på talerlisten sin under de navn som allerede står der. Ingen nye navn kan noteres under streken. 

Når forslag om strek er fremmet, er det vanlig at de som vil ha ordet men som ikke har meldt fra før, får anledning til å melde seg på ”før strek settes”, f.eks i løpet av innlegget til neste taler. Det kan også vedtas å sette strek under de talerne som allerede står på listen hvis tiden er knapp.

Når det er satt strek, skal talerlisten leses opp for å sjekke om alle som har bedt om ordet, er med. Etter at strek er satt, kan ingen nye talere få ordet. Det kan ikke settes frem forslag og forslag kan ikke trekkes tilbake.​

Forretningsorden

Dette er arbeidsregler som ordstyreren har å forholde seg til, for eksempel tidsbegrensninger for møtet, taletid, pauser, tellekorps m.m. Noen av disse arbeidsreglene står i foreningens vedtekter og retningslinjer. 

Et medlem som ber om ordet til forretningsordenen:​​​

• Skal få det straks, men ikke før den som taler er ferdig. 
• Kan komme med merknader til saksbehandlingen, kritikk mot møtelederen, forslag om begrenset taletid, forslag om strek, og protest mot avstemningsmåte dersom denne ikke alt er vedtatt. 
• Må fatte seg kort, og kan ikke komme inn på realiteten i saken som drøftes.​