Planlegging

Årsplanen bør være på plass når driftsåret starter, og senest på nyåret (januar – februar). Innholdet i årsplanen vil være forskjellig fra forening til forening, ut fra hvilke virksomheter foreningene har. Likevel er det en del felles prinsipper som bør legges til grunn under utarbeidelsene.

NJFFs handlingsprogram

Landsmøtet i NJFF vedtar handlingsprogrammet som gjelder for hele organisasjonen. Når en forening utarbeider sin årsplan, bør den ta fram handlingsprogrammet og legge vekt på det når det fastlegges hva foreningen skal gjøre det kommende året. Handlingsprogrammet er ikke informasjon om de konkrete handlingene som skal gjøres på foreningsnivå, men det viser overordnete føringer og rammer for hva som forventes. Sagt på en annen måte;  gjennom handlingsprogrammet viser Landsmøtet de viktigste veivalgene det har gjort for organisasjonens målsettinger og virksomhet. 

Arbeidsprogrammet

Med utgangspunkt i landsmøtets vedtatte handlingsprogram, beslutter forbundets representantskap neste års arbeidsprogram. Dette er et årsprogram for hele organisasjonen, og er en videreføring og konkretisering av de overordnete prinsippene i handlingsprogrammet.

Årsplanen i foreningen

Årsplanen skal ikke være generell, men så konkret at den lettforståelig for alle. Og «alle» er både medlemmene, foreningens styre og utvalg, samt andre som måtte ha interesse for foreningen og dens virksomhet.

Planen bør være satt opp skjematisk og punktvis. Ingen lange utredninger! Færrest mulige ord!

Uansett hvor god en forening er til å planlegge virksomheten sin i forkant av et driftsår, vil det av og til oppstå endringer i forutsetninger. Noen ganger fører dette til at årsplanen må justeres underveis. Derfor bør årsplanen benytte som et «levende» dokument i foreningen, slik at den justeres fortløpende av styret når det blir endringer av planlagt virksomhet. Selvsagt må det tilstrebes å gjøre færrest mulige endringer gjennom året. Ved endringer er det alltid fare for at enkelte personer ikke får med seg at det skjer, og da med uheldige følger. Et eksempel er endring av tidspunkt for gjennomføring. Det kan gjeld et medlemsmøte. Ved arrangementsutsettelse er det fare for at ikke alle aktuelle personer får det med seg, og stiller opp til opprinnelig publisert tid. Ofte gir det «sure miner», noe som er uheldig for foreningen.

Det er styrets ansvar og utarbeide forslag til årsplan for foreningen. Forslaget bør være ferdigstilt når året starter, eller i hvert fall raskt på nyåret, slik at styret og andre organer/personer kan forholde seg til det allerede fra årets begynnelse. Forslaget fra styret bør behandles og endelig vedtas på vinterens årsmøte i foreningen. Dette holdes oftest i perioden februar-mars. Et alternativ er å la planen gjelde fra årsmøte til årsmøte. Da unngår en å måtte forholde seg til det som kun er et forslag gjennom årets første uker (ukene før årsmøtet).​

Følgende innhold bør være med i årsplanen:

• Hva som skjer/skal gjøres.
• Tidspunkt/Tidsrom for handlingene, inklusive frister.
• Hvor tiltaket skal gjennomføres.
• Målgruppe.
• Hvem som har ansvaret for gjennomføringen.